Как правильно заверить копии документов: образец оформления

29.06.2025 в 1:10

Заверение копий документов требуется для придания им юридической силы. Рассмотрим правила оформления и образцы заверенных копий.

1. Кто имеет право заверять копии документов

• Нотариусы (для всех документов)
• Руководители организаций (для внутренних документов)
• Кадровые службы (для трудовых документов)
• Образовательные учреждения (для аттестатов и дипломов)

2. Обязательные элементы заверения

3. Пошаговая инструкция заверения

3.1. Подготовка копии

1. Сделайте четкую копию документа
2. Проверьте читаемость всех реквизитов
3. Скопируйте обе стороны, если есть отметки на обороте

3.2. Процедура заверения

• Сравните копию с оригиналом
• Поставьте отметку о заверении
• Зарегистрируйте факт заверения в журнале (при необходимости)
• Верните оригинал владельцу

4. Образец надписи при заверении

5. Особенности для разных документов

• Паспорт - заверяются все заполненные страницы
• Диплом - копия с приложением
• Трудовая книжка - каждая страница отдельно
• Учредительные документы - с отметкой налоговой

6. Частые ошибки при заверении

1. Отсутствие подписи или печати
2. Неполное указание должности заверяющего
3. Заверение не всех страниц многостраничного документа
4. Использование факсимиле вместо подписи
5. Неправильная датировка документа

Важная информация

Некоторые организации требуют нотариального заверения даже тех копий, которые могут быть заверены работодателем. Перед подготовкой документов уточните требования получателя.

Заверенные копии имеют ограниченный срок действия - обычно 1 год, если иное не указано в требованиях организации, запрашивающей документы.